仕事を早く終わらせるには・・・ 〜たった4つの習慣で劇的に変わる〜Part3

・情報のデジタル化

Part1で紹介したように現代は情報で溢れかえっています。
道具と一緒で情報も必要な時に必要なだけ直ぐに取り出せないと意味がないですよね?
ここで主に取り上げるのは紙の書類です。

紙の書類をデジタル化するメリットは・・・

情報を見つけやすくなる
物理的なスペースをかなり減らせる

です。

ただ、紙の媒体から直ぐにデジタル化する前に書類を手放すところから始めましょう。
いつか使うだろうと思って保管してあるパンフレットや提案書など、数年経てば商品の改良や法律の改定などで使い物にならなくなっていることが多いと思います。公共料金の領収書やレシート、もう家にはない家電の取扱説明書・・・。
挙げれば尽きないと思いますが、全てを一気に片付けようとはせず、出来るところから始めるといいでしょう。
それでも捨てていいか分からない書類もあるかも知れません。そこでデジタル化の出番です。ここで一つの壁があると思います。デジタル化するメリットはわかるが、スキャナーで読み込んだりするのが大変だと言うこと。
ここで活躍するのがiPhoneに標準搭載されている「メモ」アプリ。
このアプリは簡単にスキャナー出来る他、カテゴリーを作って分類出来たり、非常に便利です。しかも入力はiPhoneだけでなく同じApple IDで紐づいたデバイスから入力して同期出来るので、どうしてもテキスト入力が多くなる場合はPCからの入力の方が効率的です。

実際の使用方法については参考になる動画があるのでこちらをご覧下さい。

#iPhoneメモ #スキャナ #書類整理

そして、情報の扱いで最も重要なことをお伝えします。
デジタル化は情報整理の一つの手段に過ぎません。最も重要なこととは・・・

情報をなるべく一つの窓口で管理すること

に尽きます。スマートフォフォンが革命的なのはこれが実現しやすいからです。

スマートフォンが登場する以前の私の情報管理は「システム手帳」でした。
今でも現役のアイテムですが、私の業務では数年先に手続きする、あるいは商談する必要があります。また過去に遡って、記録を参照する必要に迫られることもあります。システム手帳で管理出来なくはないですが、私は自分の記憶力に自信がないため手帳に書いたことすら忘れる可能性が大です。特に数年先の予定なんてカレンダーのリフィルがないので、他の工夫が必要で、おそらくシステム手帳一冊で管理は不可能でしょう。
このシリーズの冒頭で「失念がほとんどない」のは、次に紹介するアプリのおかげです。使用している方も多いと思いますが、紹介する2つのアプリは性質が似ているため、使い分けに迷う方がいると思います。

仕事においてスケジュール管理が重要なのは言うまでもありませんね。
紙の手帳でも予定表に予定を書き込みますよね。そこで役に立つのが「カレンダー」と「リマインダー」のアプリです。私はこのアプリの使い分けを次のように定義しています。

・カレンダーの役割

 商談のアポイント、プライベートな予定などの管理

・リマインダーの役割

 主に期限のある作業、繰り返し期限がくるルーティンなどの管理
期限が過ぎると通知してくれる

どちらのアプリももっと深い使い方もありますが、ここでは解説を割愛します。
どちらか一方のアプリでも管理可能ですが、カレンダーは期限が過ぎてしまったことは通知してくれません。私もそうですが、人間は元々能動的に行動しない傾向があるので、わざわざ過去の予定をチェックして期限が過ぎたかどうかを管理するのは億劫です。リマインダーは期限切れのタスクはいつまででも赤文字で通知してくれるので、失念を防ぎやすくします。

他にもビジネスやプライベートで作成したWordやExcelのファイル、PDFなどの保管はこの標準の3つのアプリでは不可能なので、私はGoogleドライブなどのクラウドストレージに保管しています。なので、私のPCのデスクトップ画面はスッキリしています。


情報のデジタル化で私がApple製品を選択した理由は、同じApple製品なら入力デバイスを問わず情報を管理しやすいからです。外出先でちょっことメモするにはiPhoneで、オフィスや自宅でガッツリ作業するならMacかiPadで見たいな使い分けをしても同じ情報にどのデバイスからでもアクセスが簡単です。
まあ、好みやライフスタイルによって意見は違うと思いますが、少なくとも私のライフスタイルには合っていると思います。この快適さは実感してみないと分からないと思います。伝えるのがむずかしい〜😂

次回に続く(最終回) 

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